Zowel de Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers als de Abrona-zaak hebben veel stof doen opwaaien. Dit kwam vooral door onduidelijkheden die in de Beleidsregels zijn opgenomen. En ook door de problemen die in de praktijk ontstaan als organisaties zich aan de strikte regels van de AP houden. Welke informatie mag je nu wel vastleggen (verwerken), uitgaande van de Beleidsregels en verdere informatie die de AP bekend heeft gemaakt?
Gezondheidsgegevens en privacy
Artikel 9, lid 2 van de AVG bepaalt onder meer dat de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid in principe verboden is. Artikel 30 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) bevat uitzonderingen op dit verbod. Zo is hierin opgenomen dat de werkgever wel gegevens over de gezondheid van de werknemer mag verwerken als dat noodzakelijk is voor het vaststellen van de loondoorbetalingsverplichting of de re-integratie en verzuimbegeleiding van zieke werknemers.
Het begrip ‘gezondheidsgegevens’
Het begrip ‘gezondheidsgegevens’ moet ruim worden opgevat. Het omvat niet alleen de medische gegevens, maar alle gegevens die betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een werknemer. Zo is het enkele gegeven dat iemand zich ziek heeft gemeld een gegeven over de gezondheid, ook al zegt dat niets over de aard van de aandoening.
Dat geldt ook voor het percentage arbeidsongeschiktheid dat vaak wordt vastgelegd. Hoewel de wet alleen ‘ziek of niet ziek’ kent, leggen werkgevers dit percentage vast om de loonwaarde te kunnen vaststellen, of voor hun verzuimverzekering. Hierover is geprocedeerd in de zogeheten ‘Abrona-zaak’.
De Abrona-zaak
In 2016 oordeelde de AP dat Stichting Abrona bij ziekmeldingen van werknemers in strijd handelde met de privacyregels. De zorginstelling stelde het ziektepercentage (danwel aanwezigheidspercentage) van zieke werknemers vast en registreerde dit in het verzuimsysteem, nog voordat de bedrijfsarts betrokken was. Volgens de AP mocht de zorginstelling alleen ziekmeldingen registreren. De mate van arbeidsongeschiktheid mocht alleen geregistreerd worden na raadpleging van de bedrijfsarts.
De kortgedingrechter stelde de AP in het gelijk. Juridisch is er wel wat kritiek op deze uitspraak gekomen, maar het laat wel zien hoe strikt de privacyregels soms geïnterpreteerd worden.
Alleen deze vragen mogen bij ziekmelding
Als een werknemer zich ziekmeldt, mag de werkgever slechts enkele vragen stellen aan de zieke werknemer die noodzakelijk zijn om de voorgang van de ziekte bij te houden. Een werkgever mag bijvoorbeeld niet vragen naar de aard of de oorzaak van de ziekte. Hij mag die ook niet vastleggen als de werknemer die zelf vertelt.
Volgens de AP mag een werkgever uitsluitend de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer (uit)vragen en registreren:
- telefoonnummer en verpleegadres van de werknemer
- vermoedelijke duur van het verzuim
- lopende afspraken en werkzaamheden
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt
- of de ziekte verband houdt met een ongeval
- of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde is betrokken
En wat als de werknemer toestemming geeft?
Ook als de werknemer toestemming geeft aan de werkgever mag deze geen andere gegevens vastleggen. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen. In dat geval is er geen sprake van een ‘vrije’ wilsuiting, zo is het standpunt van de AP.
Ook is het niet toegestaan om informatie te registreren die een werknemer zelf aan de werkgever heeft verteld over zijn ziektebeeld. Enige uitzondering daarop is als een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe zij moeten handelen. Denk aan epilepsie of suikerziekte. Dan mag de werkgever de gegevens registreren die de werknemer vrijwillig over zijn ziekte heeft verstrekt.
De noodzakelijke gegevens voor verzuimbegeleiding
Een werkgever mag dus alleen gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de re-integratie of verzuimbegeleiding van zieke werknemers. Maar welke zijn dat dan? Volgens de AP mag een werkgever, naast de hiervoor genoemde gegevens bij een ziekmelding, alleen gezondheidsgegevens van een zieke werknemer verwerken die hij van de bedrijfsarts ontvangt.
De bedrijfsarts mag slechts de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer verstrekken:
- De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
- verwachte duur van het verzuim;
- mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
- eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
Alle andere gegevens over de gezondheid van werknemers zijn voor de werkgever niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting of voor de re-integratie en verzuimbegeleiding, aldus de AP.
Bedrijfsarts staat centraal bij verzuimbegeleiding
In de Beleidsregels van de AP wordt de bedrijfsarts centraal gezet bij de verzuimbegeleiding. De autoriteit baseert zich daarbij op artikel 14 en artikel 14a van de Arbeidsomstandighedenwet. In deze artikelen staat dat een werkgever zich moet laten adviseren door een geregistreerde bedrijfsarts (de maatwerkregeling) of een gecertificeerde arbodienst (de vangnetregeling).
De verplichting om altijd eerst de bedrijfsarts of arbodienst te consulteren voordat de werkgever gegevens mag verwerken, staat alleen niet (letterlijk) in de wet. Weliswaar moet een werkgever binnen zes weken een probleemanalyse door de bedrijfsarts laten opstellen. Maar dat is niet hetzelfde als de verplichte consultering van de bedrijfsarts voordat werkgever en werknemer met elkaar in gesprek kunnen over de eventuele passende arbeid die de werknemer kan verrichten.
Mogelijke belemmering verzuimbegeleiding
Het verplicht inschakelen van een bedrijfsarts voordat de werkgever en werknemer met elkaar in gesprek kunnen over (deel)taken die de werknemer nog kan verrichten, kan de re-integratie belemmeren. Zo wordt het de werkgever en de werknemer nagenoeg onmogelijk gemaakt om – zonder tussenkomst van een bedrijfsarts – in onderling overleg afspraken te maken over de (deel)taken die de zieke werknemer tijdens zijn ziekteperiode nog wel kan uitvoeren.
Het is dan ook belangrijk om goede afspraken te maken met de bedrijfsarts of arbodienst over de bereikbaarheid van de bedrijfsarts of zijn assistent als er gewerkt wordt met taakdelegatie.
Verduidelijking van beleidsregels AP
Vanwege onduidelijkheid over wat werkgever en werknemers met elkaar mogen bespreken is in 2018 de Gezamenlijke uitleg Beleidsregels De Zieke Werknemer tot stand gekomen. Dit is gebeurd op initiatief van het ministerie van SZW. In deze toelichting op de beleidsregels van de AP (waar de AP overigens zelf niet bij betrokken is geweest) worden een aantal zaken verduidelijkt.
Zo is opgenomen dat werkgever en werknemer samen overleggen over de manier waarop de terugkeer naar werk plaats kan vinden. Daarbij kan de werknemer zelf aangeven of hij bepaalde (deel)taken, (deel)functies of werkzaamheden nog kan verrichten. Goed werknemerschap brengt immers ook met zich mee dat een werknemer zelf medeverantwoordelijkheid draagt voor zijn herstel en terugkeer.
Een werkgever mag echter niet aan een zieke werknemer vragen welke (deel)taken of (deel) functies hij nog zou kunnen doen. De werknemer moet zelf met die informatie komen. Zo nodig kan de werkgever aan de bedrijfsarts vragen welke (deel)taken, (deel)functies of werkzaamheden de werknemer nog wel kan verrichten.
Werkgevers mogen geen sancties opleggen als een werknemer niet uit eigen beweging met deze informatie komt. Dat maakt deze gezamenlijke uitleg in de praktijk lastig om mee te werken.
Privacyregels ongewijzigd, verzuimbegeleiding verandert
Hoewel de regels rondom het verwerken van persoonsgegevens van zieke werknemers sinds 2018 niet meer zijn gewijzigd, verandert de manier waarop de verzuimbegeleiding wordt uitgevoerd wel.
Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van taakdelegatie binnen arbodiensten, maar inmiddels ook binnen het UWV. En aan de samenwerking van arbodiensten met andere specialisten, met als doel de zieke werknemer zo snel mogelijk het werk te laten hervatten.
Al deze nieuwe ontwikkelingen raken de privacy van de zieke werknemer, waardoor dit een actueel onderwerp is en blijft.
Meer weten over de verzuimverzekering?
Heeft u vragen, wenst u meer informatie of wilt u een vrijblijvende offerte van de verzuimverzekering? Neem dan contact op met Honig en Honig en bel 072-5642669 of mail uw vraag naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wij zijn u graag van dienst met onafhankelijk advies, deskundige bemiddeling, professioneel polisbeheer en service bij schade.
